Weg zum Unternehmen 2.0

Das Thema Unternehmen 2.0 oder wie es einfach schicker heißt, Enterprise 2.0, erreicht immer öfter die Medien. Der Weg zu 2.0 ist vorgegeben, abweichen wird nicht möglich werden, es sei denn, die Firma schließt. Doch soweit soll es nicht kommen.

In den VDI-Nachrichten Nr. 21 vom 27.05.11 werden Beispiele von Firmen aufgezeigt, die bereits einen Schritt zum Unternehmen 2.0 hin gewagt haben. Siemens sucht Bewerber bei Facebook, SAP errichtet einen Referenzkundenblog, Tangram Teleoffice twittert – ziemlich versteckt würde ich sagen. Dies alles sind nur Beispiele, es gibt viele mehr.

Die Firmen gehen diesen Weg nicht nur, um auch einen Facebook-Account zu haben, weil es gerade Mode ist, nein, sondern weil sie hierin einen Vorteil im B2B-Market sehen. Ganz klar wird im Text von Jan Manz gesagt: Wir müssen das machen, ist kein Ziel. Dies wird auch durch viele andere Berichte zur Einführung einer E2.0-Strategie bestätigt.

Auch der Bundesverband Digitale Wirtschaft meldet sich im Artikel zu Wort. 10 Thesen zur Zukunft von Social Media hat er aufgestellt. So wird zum Beispiel das Thema „Employer Branding“ in Zukunft immer wichtiger.

Doch ein E2.0 ist nicht nur extern mit Social Media beschäftigt, sondern auch intern. Diese „neuen“ Tools ersetzen in Firmen mehr und mehr das Knowledge-Management, welches in der Vergangenheit zu Datenfriedhöfen verkommen ist. (Kann ich nur bestätigen, wurde nie genutzt und es gab trotzdem immer wieder einen neuen Anlauf mit dem gleichen Ergebnis) Als modernes Beispiel einer Kollaboration-Software wird von IBM „Lotus Connections“ genannt.

Doch viele Führungskräfte sind skeptisch (sh. auch mein Versuch ein Teamwiki zu etablieren). Hierzu erklärt Manz, dass Social Media als Teil der gesamten Kommunikationsstrategie verstanden werden muss. Diese Erfahrung muss anscheinend jeder und jedes Unternehmen selbst machen, voneinander zu lernen, scheint ganz schwierig zu sein.

Manz erklärt weiter, dass das Unternehmen für sich das richtige Medium mit der richtigen Zielgruppe finden muss. Facebook und Twitter sind kein Allheilmittel, ein Unternehmensblog kann die effizientere Basis sein.

Quelle: VDI-Nachrichten, Nr. 21, 27. Mai 2011, Soziale Netzwerke ebnen den Weg zum Unternehmen 2.0

Enterprise 2.0 Strategie

So langsam kommt die Diskussion über eine „Social Media Adoption“ Strategie in Fahrt. In den USA wird ja schon länger der eine oder andere Artikel eingestellt, der sich mit der Einführung von Enterprise-2.0-Tools oder einer externen Social-Media-Strategie“ befasst. Hierzu hatte ich vor kurzem ja die Artikel von Jacob Morgan in drei Teilen zusammengefasst.

Nun aber wird es auch Zeit sich auf den Kontinent dieser Thematik hinzuwenden. So hat Oscar Berg in seinem Artikel „Enterprise 2.0 adoption tactics“ auf einige essentielle Taktiken bei der Einführung von Social-Media-Tools hinwiesen.

1. Make the effort to change as small as possible, but not smaller
2. Avoid expressing your vision as a solution design
3. Focus change efforts to typical situations where you want to change a behaviour
4. Recognize the people who change

Deutschsprachige Texte sind allerdings Mangelware. Heute allerdings springt „Social Media Evolution“ in die Presche und zeigt im Artikel „Der Weg zur Social Media Strategie mit Strategic Visioning“ einen Weg auf, wie Firmen für sich im weiten Social Web einen Weg zur Präsentation und zum Mitmachen finden können.

Angesprochen wird im Text die Methode „Strategic Visioning“ von The Grove Consultants International. Hierzu muss ich sagen, die Bilder sind schön, aber die Methode ist nicht wirklich bahnbrechend. Viele Elemente hieraus werden bereits in einschlägigen Moderation-, Präsentations- und Projektmanagementkursen gelehrt. Trotzdem aber ist es gut, dass überhaupt jemand strukturiert das Thema angeht.

Im Artikel wird auf eine externe Strategie gezielt. Ich denke aber, dass man dies auch auf eine interne Strategie erweitern kann, wenn nicht sogar muss und zwar zu allererst. Zu viele Versuche in Firmen gehen schief oder bringen nicht den gewünschten Erfolg. In meinen Augen fehlt dann die richtige Strategie, die Vision. Es wird angefangen, man hat ein vages Ziel und dabei bleibt es und man wundert sich, dass es nichts geworden ist oder alles zu lange dauert.

Für eine interne sowie externe Strategie sollten daher die folgenden Schritte durchlaufen werden:

1. Der Anfang von Allem – Festlegen der Ziele
2. In welchem Gesamtkontext steht das Unternehmen?
3. Wie sieht es denn im Moment aus? – Die IST-Analyse
4. Das zentrale Ziel als Messparameter für die Strategie
5. Der Weg zum Ziel
6. Wer macht was und bis wann?
7. Das Endergebnis – die Strategie

Zu Beginn ist für Firmen wichtig, sich „Über die Ziele, die ein Unternehmen im Social Web erreichen möchte, muss vor den Aktivitäten unbedingt Klarheit und Einigkeit im Unternehmen herrschen“.
Und am Ende des Prozesses steht das ersehnte Ziel und man kann jederzeit ermitteln, wie weit man schon gekommen ist, um es zu erreichen.

Daher möchte ich es hier nochmals erwähnen, ich bin davon überzeugt, dass die Diskussion über eine Strategie geführt werden muss. Und es zeigt mir, dass ein Loslegen ohne Strategie wohl zum Misserfolg und zu erhöhtem Aufwand führt. Dies sollte man daher in die eigene Firma mitnehmen und dort auch immer wieder betonen.

Wie komme ich zum Enterprise 2.0? (Teil 3)

Dies ist Teil 3 meines Artikels über die Transformation der Firmen Intuit, Vistaprint und Océ. Zusammengefasst und kommentiert aus dem Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan. In Teil 1 gab ich eine kurze Einführung zu meiner Motivation diesen Artikel zu schreiben. Weiterhin wurde in der Zusammenfassung bereits der Ist-Zustand innerhalb der besprochenen Firmen dargestellt. In Teil 2 wurden schwerpunktmäßig die Punkte angesprochen, die während der Einführung und Transformation geschehen sind. Im heutigen und abschließenden Teil werden die erzielten Effekte und auch die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Weg hin zu einem Enterprise 2.0 dargestellt.

Kommerzielle Effekte

Bei allen Firmen wurden teils dramatische Kosteneffekte sichtbar. Hier eine kurze Zusammenfassung:

• Die Betreuungskosten des Intranets fielen von 350.000 EUR pro Jahr auf 5.000 – 10.000 EUR pro Jahr
• Durch die Einführung eines Ideenblogs konnten 800.000 EUR pro Jahr gespart werden.
• Eine interne Videoplattform brachte eine Kostenersparnis von 40.000 EUR pro Jahr ein.
• Reduzierung der Durchlaufzeit von der Idee bis zum Produkt von vormals 13 Monaten auf 5 Monate.
• Steigerung der Anzahl Angebote von 5 pro Jahr auf 31 Angebote pro Jahr
• Das Training neu eingestellter Ingenieure sank von vormals 10-12 Wochen nach der Einführung von Wikis auf 4-6 Wochen

Erkenntnisse

Bei dem Transformationsprozess und der Einführung der Social-Media-Tools gab es eine Vielzahl an Erkenntnissen und Best practices, die ich hier tabellarisch auflisten möchte.

• Nicht jeder ist ein Early Adopter.
• Der normale Zyklus zur Aneignung neuer Tools und Technologie gilt auch hier.
• Die Herausforderung bei der Veränderung zu einem Enterprise 2.0 ist zu erkennen, ob man sich in die richtige Richtung bewegt, um dann mehr Zeit und Geld darin zu investieren.
• Die Einführung von Social-Media-Tools geschah nicht weil es sie gab, sondern weil sie die beste Lösung für die Geschäftsanforderungen darstellten.
• Die Geschäftsanforderung kommt an erster Stelle, danach erst die Auswahl der Tools.
• Es werden Dinge bei der Einführung schief gehen, dafür werden andere Dinge gleich von Anfang an gut laufen.
• Bei einem Enterprise 2.0 spricht man nicht von einer Technologie sondern über Konzepte und Menschen.
• Es ist verlorene Zeit Menschen davon zu überzeugen, die neuen Tools zu verwenden. Der beste Ansatz ist den Mitarbeitern deren Benutzung und deren Nutzen zu erklären und die Mitarbeiter selbst bestimmen lassen, wie schnell und wie weit die Tools genutzt werden.
• Das Tool, welches das erfolgreichste ist, ist dies, welches die wenigsten Barrieren bei der Anwendung hat.
• Ansehen ist wichtiger als eine Belohnung bei der Anwendung der Tools
• Der Fokus soll auf die Erzeugung altruistischer Gefühle gelegt werden.
• Man muss Mitarbeitern einen Grund geben, sich dafür zu interessieren was sie tun.
• Der Fokus liegt auf dem Menschen, danach erst auf der Firma.
• Wichtig ist, richtig zu verstehen, wie ein Enterprise 2.0 den Job und das Leben leichter machen.
• Keine Anonymität in den Tools zulassen.
• Das Tool muss reibungsfrei funktionieren und die Menschen müssen es lieben.
• Die technische Lösung muss perfekt sein, um die Geschäftsanforderung zu erfüllen.
• Menschen die sagen, sie hätten keine Zeit das Wiki zu füllen und wären zu beschäftigt, sind es nicht wirklich. Jeder findet die Zeit kleine und kleinste Änderungen irgendwann durchzuführen.
• Die Einführung und die Funktion von Tools werden am Besten akzeptiert, wenn es interne Champions oder eine Community aus Champions gibt, die dann die gesamte Organisation anschieben können.

Wie geht es weiter?

Alle Firmen planen den weiteren kontinuierlichen Ausbau ihrer Social-Media-Plattform. So werden Social-Bookmarks, Q&A Bereiche, „who-knows-what“-Rubrik oder aber der “Expertenfinder” eingerichtet und eingeführt.

Schlechte Erfahrung

Jetzt bleibt nur noch die Frage nach den schlechten Erfahrungen mit Social-Media-Tools zu stellen. Hierzu gibt es aber nur eine Antwort: niente, nada, nothing, rien, näischt, nüt, típota, nünt, nulla, asgje, ezer, negót, gnìnta, res, nic, niets, nenio, mitte midagi, nuje, nihil, nekas, niks, türpu, gnint, gnente, nimic, nudda, intet, walâ, hiçbir şey, rin – Einfach nichts (Ich hoffe, die Übersetzungen stimmen soweit :)). Es wurde nirgends eine schlechte Erfahrung bei der Einführung und auch Verwendung der Tools gemacht.

Hiermit wäre ich am Ende meiner Zusammenfassung angelangt. Interessant wäre es nun für mich zu wissen, ob in anderen Firmen, vielleicht auch deutschen Firmen, gleiche oder ähnliche Erfahrungen gemacht wurden. Ich auf jeden Fall kann in meiner Firma nun manche Dinge einfach ein wenig besser bewerten und fühle mich gelassener, denn nichts wird plötzlich geschehen und es werden Dinge geschehen, die gehen schief und andere führen zum Erfolg. Dies ist das Leben und ist daher nichts Neues in der Welt Enterprise 2.0.

-> Hier geht es zu Teil 1.

-> Hier geht es zu Teil 2.

(Quelle: Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan)

Wie komme ich zum Enterprise 2.0? (Teil 2)

Dies ist Teil 2 meines Artikels über die Transformation der Firmen Intuit, Vistaprint und Océ. Zusammengefasst und kommentiert aus dem Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan. In Teil 1 gab ich eine kurze Einführung zu meiner Motivation diesen Artikel zu schreiben. Weiterhin wurde in der Zusammenfassung bereits der Ist-Zustand innerhalb der besprochenen Firmen dargestellt. In diesem Artikel kommen nun schwerpunktmäßig die Punkte zur Sprache, die während der Einführung und Transformation geschehen sind.

Kulturwandel

Die größte Herausforderung war der Kulturwandel innerhalb der Firma. Der Weg hin zu einer offenen Kultur, bei der Ideen und vor allem Wissen geteilt wird, offen Zweifel und Unsicherheiten benannt werden.

Bei Vistaprint gab es bereits schon eine recht offene Kultur in der Ideen ausgetauscht wurden. Hier bestand die größte Schwierigkeit darin, dass die Mitarbeiter auch ihr Wissen teilten. Intuit stand vor der Herausforderung, dass die Mitarbeiter gedanklich an einem Tiefpunkt angelangt waren. Sie dachten, dass „sie nichts schnell machen und umsetzen konnten“ und damit nichts zustande bringen konnten.

Einführung

Bei der Einführung der Tools und der Transformation zu einem Enterprise 2.0 wurde besonderen Wert darauf gelegt, dass die Konzepte, die dahinter stehen, von den Mitarbeitern verstanden wurden. Dies erzeugte ein Klima des Vertrauens und der Transparenz.

So lieferten die Firmen Unterstützung bei der Frage „Was ist das und warum sollte mich das interessieren?“. Hierzu gab es einen internen  Live-TV-Kanal, bei dem online Fragen gestellt und auch Antworten aus Sicht der Geschäftsleitung gegeben worden sind. Es wurde eine Verknüpfung mit dem E-Mailsystem geschaffen, so dass hier über ein gewohntes Medium Newsletter und Informationen über die neu eingeführte Plattform gegeben wurden.

Unterstützt wurden diese Maßnahmen indem nicht nur technische Hilfsmittel bereitgestellt wurden, sondern auch dadurch, dass den Mitarbeitern ein positives Feedback und Wertschätzung entgegengebracht wurde. Hierdurch war es möglich, erwünschtes Verhalten zu belohnen und somit es auch mehr und mehr zu fördern. Es war ein Wandel des Fokusses auf Größe und Umsatz auf die Wertschätzung von Geschwindigkeit.

Eine gute Idee bei der Einführung eines Wikis war sicherlich, dass es bereits mit 1.000 Begriffen, allerdings mit leeren Seiten, ausgefüllt war. Parallel dazu klingte man sich in Emaillisten ein und sendete eine Aufforderung das Wiki zu füllen, wenn entsprechende Emails versandt wurden. Dies zeigte schnell den Nutzen des Wikis und senkte die Emailflut innerhalb der Firma.

Mitarbeiter bekamen 10% ihrer Arbeitszeit zur freien Verfügung gestellt, in denen sie sich mit Ideen, Vorschlägen, bewerten und schreiben von Artikeln oder Problemlösungen beschäftigen konnten.

Förderlich

Während der Einführungsphasen gab es förderliche und hinderliche Ereignissse innerhalb der jeweiligen Firmen.

Förderlich war, dass sich ein interdisziplinäres Team um die Analyse und Einführung gekümmert hat und noch darum kümmert. Hierdurch fühlte sich niemand ausgeschlossen, da ja „einer von uns“ – peers – dabei war und die Interessen und Anforderungen einbringen konnte. Auch bei Problemen konnte hier schnell eine Lösung durch die Teamzusammensetzung herbeigeführt werden. Teams und Mitarbeiter wurden proaktiv unterstützt und nicht alleine gelassen und gehofft, dass es ein organisches Wachstum, ganz von allein geben wird.

Durch eine zuerst punktuelle Einführung und den „Flurfunk“ kam es zu einem internen sozialen Druck, diese Tools auch nutzen zu wollen. Schließlich möchte man als Mitarbeiter, Vorgesetzter oder Team nicht das Schlusslicht innerhalb der Firma sein. Diese zuerst punktuelle Einführung hatte auch den Vorteil, dass neue Tools ausgiebig getestet werden konnten bevor sie in den Rollout gingen. Das Tool war damit „perfekt“ und zeigte nicht mehr die Kinderkrankheiten und Hürden, die zur Verwendung hinderlich sind.

Einen großen Schritt vorwärts brachte die Schulung der Mitarbeiter. Hier wurde das Konzept, die Bedienung der Tools und auch, was wohl mit am Wichtigsten war, die Fragen der Mitarbeiter beantwortet. Hierdurch wurde das Gefühl erzeugt, dass jeder bei der Einführung mit einbezogen wird und somit eine Wertschätzung den Mitarbeitern entgegengebracht.

Bei der Auswahl der Tools wurde auf Einfachheit Wert gelegt. Das Tool soll sich ohne komplizierte Erklärungen einfach und intuitiv bedienen lassen. Hierdurch wurden Hemmschwellen abgebaut und auch die Schutzbehauptung „Ich habe dafür keine Zeit“ entscheidend entkräftet.

Förderlich war weiterhin, dass ein Klima aus „trial and error“, ohne dass es hier zu personellen Konsequenzen führte, geschaffen wurde. Die Firmenleitung unterstützte dieses Vorgehen ausdrücklich.

Durch die Einbeziehung aller Abteilungen konnte gleich zu Beginn eine hohe Akzeptanz erreicht werden. Hierzu wurden alle Abteilungen interviewt und deren Bedarfe abgefragt. Dieses wurde so bei Vistaprint durchgeführt. Vistaprint allerdings war die kleinste der beschriebenen Firmen, so dass der Aufwand bei größeren und großen Firmen sich sicher nicht rechnet und man andere Wege gehen muss.

Es wurden keine neuen Posten innerhalb der Firma geschaffen, sondern vorhandene Mitarbeiter konnten die Aufgabe zur Einführung der Social-Media-Tools fördern. Hierzu gab es dann sog. Champions innerhalb der Abteilung oder zumindest in einer Community.

Hinderlich

Hinderlich waren und sind die gewachsenen Strukturen und ausgeprägtes Silodenken. Hierdurch entstanden unterschiedliche Intranets, unterschiedliche offizielle Twitter-Accounts, parallel betriebene Blogplattformen, verstreut liegende Informationen. Um dies zu bereinigen bedarf es einer großen Umorganisation der Firma. Dies allerdings wurde bei Océ nicht gemacht und trotzdem konnten große Erfolge bei der Einführung von Social-Media-Tools erzielt werden. (Ist daher eine Umorganisation wirklich notwendig oder genügt nicht eine Änderung im Denken und Arbeiten der Firma?)

Bei Intuit wurde die Verantwortung für den Betrieb der anfänglichen Blogplattform in die IT-Abteilung abgeben. Diese allerdings war mit den damit entstandenen Aufgaben überfordert. Plötzlich musste der Mitarbeiter einen Monat warten, bis ihm ein Zugang zu seinem Blog und der Blog selbst eingerichtet worden ist. Dieses bedurfte dringender Abhilfe, was auch geschah.

Überraschungen

Die Einführung von Social-Media-Tools brachte zum Teil überraschende Effekte mit denen anfänglich nicht gerechnet wurden.

• Einmal wurde die Emailflut innerhalb der Firma durch den Einsatz von WP-Blogs reduziert.
• Die Akzeptanz und Benutzung von Yammer kletterte innerhalb kürzester Zeit auf ein hohes Niveau. Es kam plötzlich zu einer horizontalen Kommunikation zwischen den Silos. Kollegen, die sich nicht kannten, kommunizierten zusammen, stellten Informationen bereit, unterstützten sich gegenseitig. (Dies führte mich zu der Frage oben, ob denn wirklich eine Umorganisation immer notwendig ist, die ja Zeit, Wissensverlust, Motivationsverlust und Kosten mit sich bringt.)

-> Hier geht es zu Teil 1.

-> Hier geht es zu Teil 3.

(Quelle: Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan)

Wie komme ich zum Enterprise 2.0? (Teil 1)

Was sind wichtige Kriterien auf dem Weg von einem herkömmlichen Unternehmen zu einem Enterprise 2.0?

Diese Frage stellte ich mir beim Lesen der Artikel von Jacob Morgan in seinem Blog „The Future of Work“ (alt Social Media Globetrotter-Blog). Jacob hat in seinem Blog die Einführung von Social-Media in den Firmen Océ, Intuit und Vistaprint beschrieben. Seine Ergebnisse hat er in jeweils fünf Artikeln zu den Themen Business Drivers, Change Management, Cultural and Organizational Shift, Technology Adoption and Encouraging Use und Operational Impact and Lessons Learned zusammengefasst. Hierbei sind wirklich lesenswerte Artikel entstanden.

Angeregt zu seiner Zusammenstellung wurde Jacob durch einen Bericht von Bill Ives im Fast Forward Blog über die Einführung von Social-Media bei Booz Allen und Knowledge-Management Stories (KM Stories) . Weitere lesenswerte Artikel habe ich mittlerweile bei der DBResearch und über die Volksbank Bühl gefunden. Es gab vor kurzem auch eine Zusammenstellung all dieser Links in einem Blog. Leider aber ist mir diese Adresse abhanden gekommen, vielleicht kann sich ein Leser meines Blogs daran erinnern und sie mir zukommen lassen.

Weitere Links zu Case Studies sind auf den Seiten des Social Media Globetrotters zu finden. Auf der Suche nach deutschsprachigen Case Studies allerdings bin ich nicht fündig geworden. Vielleicht kann ja ein Leser mir hier weitere Hinweise geben.

Jetzt aber möchte ich aus den vom Social Media Globetrotter mir vorliegenden Artikeln über Océ, Intuit und Vistaprint die Gemeinsamkeiten aber auch Unterschiede herausarbeiten und teilweise auch kommentieren. Dies ist für mich und vielleicht auch für andere Leser interessant und wichtig, um einfach die Entwicklung im eigenen Unternehmen besser bewerten zu können und vielleicht auch mitgestalten zu können. Der Artikel ist sehr lang geraten, daher habe ich ihn in drei Teile aufgeteilt.

Firmen

Die besprochenen Firmen haben eine Mitarbeiterspannweite von 80 – 21.000 Mitarbeitern. Bei allen führte die Einführung von Social-Media-Tools zum Erfolg. Man kann also sagen, dass Social-Media nicht nur für die Großen da ist, sondern dass die Einführung und die Beschäftigung mit Social-Media für alle einen Sinn macht.

Ausgangslage

Der Beginn der Transformation von einem traditionell arbeitenden Unternehmen zu einem Enterprise 2.0 liegt 4-5 Jahre zurück und ist heute noch nicht vollständig abgeschlossen. Die Firmen waren in Silos aufgeteilt und bedingt dadurch verlief auch die Kommunikation innerhalb der Silos und weniger zwischen den Silos.

Business-Driver

Der Anstoß sich mit einer Transformation zu beschäftigen hatte bei allen Firmen einen anderen Grund. Hier sind zum einen die Verbesserung der Kommunikation untereinander zu nennen, aber auch einfach nur das Sammeln von neuen Ideen und das anschließende Teilen und Bewerten dieser Ideen innerhalb der gesamten Firma. Oder aber die Vereinheitlichung der Intranetplattformen. Intuit benötigte sogar keinen besonderen Anstoß, um sich mit der Einführung von Social-Media-Tools zu beschäftigen.

Herangehensweise

Bei der Herangehensweise fällt auf, dass hier jeweils ein Team gebildet wurde, das eine Ist- und Problemanalyse durchgeführt hatte und die Geschäftsanforderungen definierte. Erst danach wurden Tools eingeführt, die geeignet erschienen die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Dieses Vorgehen wurde selbst bei Intuit durchgeführt, obwohl bereits WordPress oder Mediawiki im Unternehmen benutzt wurden.

Was aber alle gemeinsam hatten war, Social-Media-Tools wurden nicht wg. dieser Tools eingeführt, sondern deshalb, weil man bestimmte Anforderungen damit lösen wollte bzw. weil die Mitarbeiter erkannt haben, dass ein Arbeiten mit diesen Tools ihnen Vorteile bringt.

Tools

Bei den Firmen wurde eine Vielzahl von Tools zur Erfüllung der Anforderungen eingeführt. Neben firmenspezifischen Lösungen zum Ideenmanagement wurden Wikis, Blogs, IM, Social Bookmarking, internes TV (live!) und Yammer eingeführt.

Die Einführung dieser Tools geschah nach einem Transformationsplan, nach und nach.

Push

Den Durchbruch bei der Benutzung dieser Tools wurde durch die Mitarbeiter selbst erreicht – bottom-up. Es wurden Vorteile deutlich, was dann dazu geführt hat, dass mehr und mehr Mitarbeiter mit Social-Media-Tools arbeiten wollten.

Die Einführung der Tools und die Transformation bekam die volle Unterstützung des Managements – top-down.

-> Hier geht es zu Teil 2.

-> Hier geht es zu Teil 3.

(Quelle: Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan)

Mein ideales Social-Media-Tool

Hier war die letzten Monate leider eine große Stille. Social Media kosten Zeit und die war irgendwie rar und wurde anders gebraucht. Aber dieser Blog wird noch beschrieben, wenn auch nicht regelmäßig.

Ich möchte noch meine vier Teile über Firmen-Social-Media abschließen. Die letzten Wochen habe ich zwar nichts geschrieben, mich jedoch weiter mit dem Thema beschäftigt. Es beschäftigt mich einfach die Frage, wie kann so ein ideales Social-Media-Tool aussehen. Um die Antwort für die schnellen Leser bereits hier zu geben, ich weiß es nicht und muss Vermutungen anstellen, zumal ich auch keines beruflich (privat auch nicht) nutze.

Gibt es ein ideales Social-Media-Tool? Manche werde jetzt sicher laut Ja sagen, andere sind eher skeptisch. Ich werde einfach mal ins Blaue denken, eventuell bekomme ich ja ein tolles Feedback, das genau dies bereits unter dem Namen xxx existiert.

Für mich muss ein ideales Tool mir alles einfach und auf einen Blick darstellen. Meine Information darf nur einen Klick entfernt sein. Die doch eher zertreute Landschaft innerhalb der Firma, wie einen Blog, ein Wiki, ein geschlossenes Wiki, Microblogging, virtueller Treffpunkt sind bei mir mit Links hinterlegt. Dies ist nicht sehr spannend. Möchte ich zum Beispiel im Wiki etwas ändern, muss ich hin, ein Passwort eingeben und loslegen. Der Wechsel ins geschlossene Wiki, in den Favoriten anklicken, ein anderes Passwort eingeben und loslegen. Jetzt noch schnell zum virtuellen Treffpunkt, also wieder einen Link anklicken und ein weiteres Passwort eingeben.

Nein, da wird mir jeder hoffentlich zustimmen, so kann es eigentlich nicht auf Dauer gehen. Ich brauche einen Desktop mit einer übersichtlichen Darstellung all meiner Tools. Ich brauche ein Login und dies nur einmal, nämlich dann, wenn ich morgens mein Notebook anschließe und ich mich anmelde. Dieser Desktop ist natürlich kein proprietärer Client sondern ein moderner Browser, egal welcher Firma.

Wie das Kind jetzt heißt, ob Cockpit, ob Dashboard oder Willi ist mir egal.

Eine weitere Frage, die sich dann stellt, wenn man nun solch eine Oberfläche besitzt ist, wie bekomme ich Änderungen meiner überwachten Blogs oder Wiki-Einträge mit? Der erste Ansatz von Social-Media geht ja in Richtung weg von Emails, sh. auch die Frage „Sieht man dies im Outlook?“ in meinem ersten Artikel dieser Reihe. Wenn ich also nicht mehr so stark Email-getriggert bin, ja eventuell ganz auf Social-Media meine gesamte Kommunikation aufbaue, dann ist ja die Email das, was heute noch Social-Media ist, nämlich ein zusätzliches Tool, was zusätzliche Aufmerksamkeit braucht, zusätzlich Zeit beansprucht und daher nur genutzt wird, wenn es nicht anders geht oder aber die Zeit vorhanden ist und großes Interesse besteht.

Damit muss ich aber, um nicht wieder in einem zweiten Fenster zu arbeiten, Emails in meine Oberfläche integrieren, aber ohne dass ich einen neuen Emailclient erfinde. Eventuell kann man ja auch die verbleibenden Emails doch noch in einem Extrafenster laufen lassen, für die externe Kommunikation nämlich – die wird sicherlich noch länger bestehen und auf Emailbasis laufen als die interne Kommunikation -. Dann aber muss ich in meinem idealen Social-Media-Tool eine Änderungsmitteilungs-Anzeige haben, ein Sternchen, soetwas wie ein automatischer Twitter welche meine überwachten Seiten automatisch füllen.

Inwieweit jetzt Blog, Wiki und Firmen-Twitter zusammenwachsen, eine Synergie bilden, dazu fehlt mir derzeit die Vorstellung. Derzeit sehe ich eher alles parallel, aber übersichtlich. Ich denke auch, damit wäre für den nächsten Schritt den Meisten auch geholfen. Wie es dann weitergeht, wird mal wieder die Zeit zeigen und sicher eine auch interessante Lösung bringen.
Damit möchte ich den vierten Teil über Firmen-Tools, -Blogs, -Wikis und Anfangsprobleme abschließen und meine Reihe beenden. Das Thema Social-Media wird aber hier noch weiter beleuchtet werden und die Erfahrungen und Gedanken hierzu beschrieben. Schließlich ist man mit der Einführung noch recht weit am Anfang, und nach meinen Erfahrungen der letzten Wochen wird das auch noch eine ganze Weile so sein. Man wird es in einem der nächsten Artikel hier auch lesen können.

Nutzen Firmenblogs

Firmenblogs sind in, Firmenblogs sollte jede (größere) Firma haben, Firmenblogs gibt es, sowohl interne als auch externe. Dieser dritte Teil meiner Artikel zum Thema meine Erfahrung mit Enterprise 2.0 wird über interne Blogs handeln.

Welchen Nutzen haben interne Blogs? Natürlich muss ich dies fragen, da die Firma ja nicht die Verlängerung der Freizeit ist, auch wenn uns dies bereits montags Morgen im Radio immer wieder weiß gemacht wird. Bloggen allerdings muss man auch üben, daher möchte ich es auch nicht verdammen oder schlecht reden. Und, es ist unheimlich schwierig am Thema zu bleiben, ein Thema zu finden und natürlich, neben der täglichen Arbeit sich auch noch damit zu befassen.

Über was wird daher in einem internen Blog geschrieben? Da gibt es Blogs, die schreiben über die Dinge, die einen bei der täglichen Arbeit stören. Andere wiederum schreiben was ihnen so am Tag passiert ist und weitere schreiben über Dinge, die gerade innerhalb der Firma passieren, wie Besuche oder besondere Aktionen.

Interne Blogs sind daher so etwas wie das informelle Sprachrohr einer Firma und machen damit den starren Apparat einer Organisation menschlicher. Ja und genau darin ist auch deren Nutzen gegeben. Man erlebt, wie sich Menschen mit der Firma beschäftigen, welche Freude aber auch welche Schwierigkeiten dabei auftreten. Bisher hat man dies nur innerhalb eines engen Kreises, innerhalb der eigenen Abteilung erlebt. Seltener kommt es zum Kontakt zu anderen Abteilungen und noch seltener zu einem Austausch über Standortgrenzen hinweg. Ein Blog hebt diese Einschränkungen mit einem Mal auf.

Ein Blog ermuntert daher auch zum Mitmachen, es ist sogar gewünscht. Denn wenn viele Menschen mitmachen, wird sich auch der weitere Nutzen für die Mitarbeiter und Firma zeigen. Meine Prognose ist, dass sich Themenschwerpunkte herausbilden, ganz genauso wie es bereits im Web, außerhalb der Firma geschehen ist – dazu muss man jetzt wohl kein Hellseher sein -.

Es wird daher in wenigen Jahren dazu kommen, dass mehr Menschen mitmachen, dann nämlich, wenn sie den Vorteil eines übergreifenden Informationsaustausches erkennen. Bisher ist außer dem oben genannten Nutzen kein richtiges Vorwärtskommen zu entdecken. Dieser Punkt aber wird überschritten werden. Wie bereits schon gesagt, bloggen muss man üben. Und beim Üben werden auch neue Themen ausprobiert und wenn dann eine Resonanz bei einem Thema erzeugt wird, werden sich weitere Kollegen finden, die das Medium als sinnvoll erachten. Im Web ist dies bereits geschehen, im Intranet und damit innerhalb der Firma wird es noch dazu kommen.

Im nächsten Teil möchte ich etwas, wie bereits in Teil 1 angekündigt, über meine Erwartung an ein Werkzeug für ein Enterprise 2.0 schreiben.

Sieht man dies im Outlook?

Seit Wochen trage ich den Gedanken in mir, einmal etwas über Enterprise 2.0 zu schreiben. Hier speziell über die Einführung von Social Media in ein Unternehmen aus Anwendersicht. Heute nun möchte ich damit starten.

Seit mehreren Jahren gibt es bereits ein Wiki in meiner Firma. Seit nicht ganz so langer Zeit gibt es auch interne Blogs. Vor wenigen Monaten dann kam der Microblog auf. Manchmal hört man auch, dass diese neuen Medien gut für die Arbeit seien. Man kann sich vernetzen, sein Wissen allen öffnen, neue Kontakte knüpfen. Auch soll es bei der täglichen Arbeit helfen.

Diese neuen Medien einzuführen ist erklärtes Firmenziel. Daher gibt es auch viele Kollegen, die sich mit der Auswahl und Betreuung der Tools beschäftigen. Seit ein paar Monaten nun, beschäftige ich mich näher mit diesem Thema.

Nachdem ich schon mehr als 4 Jahre blogge, mich im internen Wiki umgetan habe, dann der Microblog aktiv geschaltet wurde, dachte ich, ich könnte dies nutzen, um im Team den Social Media Gedanken einzuführen. Es ist doch so einfach, in einer geschlossenen Umgebung einfach mal dieses „Ding“ auszuprobieren. Doch ich machte die Sache ohne den Wirt aus, in diesem Fall ohne die Neugierde und Bereitschaft der Kollegen.

Es hat geschlagene 2 Wochen gedauert, bis sich 4, in Worten vier weitere Kollegen dazu bewegt hatten, sich im Tool anzumelden und einmal zu schauen, was denn der Microblog eigentlich ist. Was schreibe ich lange, mehr als einen Eintrag haben die vier Kollegen nicht fertiggebracht, seitdem liegt dieser brach, ist dieser tot.

Eine ähnlich Erfahrung machen gerade viele, die diese neue Welt einführen möchten. Oft kann man lesen, dass dann bei derartigen Veranstaltungen die verblüffende Frage kommt „Bekommt man dann eine Email“ oder „Sieht man dies im Outlook“. Verblüffend ist die Frage eigentlich ja nur, weil man sich im Vorfeld keine Gedanken gemacht hat, dass der Empfänger nicht so euphorisch, nicht so gewillt ist, dieses neue Arbeitsmittel sofort und unkritisch anzunehmen.

Viele Kollegen sind nicht mit diesen Medien aufgewachsen. Nicht jeder beschäftigt sich auch in seiner Freizeit mit Computern, dem Internet und dessen Entwicklung. Damit aber ist das Verständnis zur Einführung eines neuen Tools oder diesmal noch schlimmer, einer neuen Arbeitsweise gar nicht vorhanden.

Was aus meiner Sicht daher fehlt ist eine transparente Einführungsstrategie. Doch bevor ich hier meine Erwartungen dazu schreibe, noch ein paar Erfahrungen zu den Social Media.

Mein Antrieb den Microblog einzuführen beruhte einfach auf der Einsicht, dass Mitarbeiter in Zukunft nicht um Social Media im Unternehmen herumkommen. Es gehört nicht zu meinen Hauptaufgaben diese im Unternehmen einzuführen, damit gehöre ich zu den Laien in diesem Bereich. In meiner Euphorie dachte ich daher, dass meine Kollegen, da alle mehr technisch geprägt, auch einem gewissen Spieltrieb unterliegen und die Sache in einer geschützten Umgebung ausprobieren. Hier habe ich sie schlichtweg unterschätzt oder aber, ich habe die Einführung nicht gründlich durchgeführt.

Für heute möchte ich an dieser Stelle abschließen. In den nächsten Tagen möchte ich dann noch über meine jungen Erfahrungen mit Wiki, Blog aber auch über meine Erwartungen zur Einführung von Enterprise 2.0 im Unternehmen schreiben.

Wie heißt es so schön, bleiben Sie dran.