Wie komme ich zum Enterprise 2.0? (Teil 2)

Dies ist Teil 2 meines Artikels über die Transformation der Firmen Intuit, Vistaprint und Océ. Zusammengefasst und kommentiert aus dem Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan. In Teil 1 gab ich eine kurze Einführung zu meiner Motivation diesen Artikel zu schreiben. Weiterhin wurde in der Zusammenfassung bereits der Ist-Zustand innerhalb der besprochenen Firmen dargestellt. In diesem Artikel kommen nun schwerpunktmäßig die Punkte zur Sprache, die während der Einführung und Transformation geschehen sind.

Kulturwandel

Die größte Herausforderung war der Kulturwandel innerhalb der Firma. Der Weg hin zu einer offenen Kultur, bei der Ideen und vor allem Wissen geteilt wird, offen Zweifel und Unsicherheiten benannt werden.

Bei Vistaprint gab es bereits schon eine recht offene Kultur in der Ideen ausgetauscht wurden. Hier bestand die größte Schwierigkeit darin, dass die Mitarbeiter auch ihr Wissen teilten. Intuit stand vor der Herausforderung, dass die Mitarbeiter gedanklich an einem Tiefpunkt angelangt waren. Sie dachten, dass „sie nichts schnell machen und umsetzen konnten“ und damit nichts zustande bringen konnten.

Einführung

Bei der Einführung der Tools und der Transformation zu einem Enterprise 2.0 wurde besonderen Wert darauf gelegt, dass die Konzepte, die dahinter stehen, von den Mitarbeitern verstanden wurden. Dies erzeugte ein Klima des Vertrauens und der Transparenz.

So lieferten die Firmen Unterstützung bei der Frage „Was ist das und warum sollte mich das interessieren?“. Hierzu gab es einen internen  Live-TV-Kanal, bei dem online Fragen gestellt und auch Antworten aus Sicht der Geschäftsleitung gegeben worden sind. Es wurde eine Verknüpfung mit dem E-Mailsystem geschaffen, so dass hier über ein gewohntes Medium Newsletter und Informationen über die neu eingeführte Plattform gegeben wurden.

Unterstützt wurden diese Maßnahmen indem nicht nur technische Hilfsmittel bereitgestellt wurden, sondern auch dadurch, dass den Mitarbeitern ein positives Feedback und Wertschätzung entgegengebracht wurde. Hierdurch war es möglich, erwünschtes Verhalten zu belohnen und somit es auch mehr und mehr zu fördern. Es war ein Wandel des Fokusses auf Größe und Umsatz auf die Wertschätzung von Geschwindigkeit.

Eine gute Idee bei der Einführung eines Wikis war sicherlich, dass es bereits mit 1.000 Begriffen, allerdings mit leeren Seiten, ausgefüllt war. Parallel dazu klingte man sich in Emaillisten ein und sendete eine Aufforderung das Wiki zu füllen, wenn entsprechende Emails versandt wurden. Dies zeigte schnell den Nutzen des Wikis und senkte die Emailflut innerhalb der Firma.

Mitarbeiter bekamen 10% ihrer Arbeitszeit zur freien Verfügung gestellt, in denen sie sich mit Ideen, Vorschlägen, bewerten und schreiben von Artikeln oder Problemlösungen beschäftigen konnten.

Förderlich

Während der Einführungsphasen gab es förderliche und hinderliche Ereignissse innerhalb der jeweiligen Firmen.

Förderlich war, dass sich ein interdisziplinäres Team um die Analyse und Einführung gekümmert hat und noch darum kümmert. Hierdurch fühlte sich niemand ausgeschlossen, da ja „einer von uns“ – peers – dabei war und die Interessen und Anforderungen einbringen konnte. Auch bei Problemen konnte hier schnell eine Lösung durch die Teamzusammensetzung herbeigeführt werden. Teams und Mitarbeiter wurden proaktiv unterstützt und nicht alleine gelassen und gehofft, dass es ein organisches Wachstum, ganz von allein geben wird.

Durch eine zuerst punktuelle Einführung und den „Flurfunk“ kam es zu einem internen sozialen Druck, diese Tools auch nutzen zu wollen. Schließlich möchte man als Mitarbeiter, Vorgesetzter oder Team nicht das Schlusslicht innerhalb der Firma sein. Diese zuerst punktuelle Einführung hatte auch den Vorteil, dass neue Tools ausgiebig getestet werden konnten bevor sie in den Rollout gingen. Das Tool war damit „perfekt“ und zeigte nicht mehr die Kinderkrankheiten und Hürden, die zur Verwendung hinderlich sind.

Einen großen Schritt vorwärts brachte die Schulung der Mitarbeiter. Hier wurde das Konzept, die Bedienung der Tools und auch, was wohl mit am Wichtigsten war, die Fragen der Mitarbeiter beantwortet. Hierdurch wurde das Gefühl erzeugt, dass jeder bei der Einführung mit einbezogen wird und somit eine Wertschätzung den Mitarbeitern entgegengebracht.

Bei der Auswahl der Tools wurde auf Einfachheit Wert gelegt. Das Tool soll sich ohne komplizierte Erklärungen einfach und intuitiv bedienen lassen. Hierdurch wurden Hemmschwellen abgebaut und auch die Schutzbehauptung „Ich habe dafür keine Zeit“ entscheidend entkräftet.

Förderlich war weiterhin, dass ein Klima aus „trial and error“, ohne dass es hier zu personellen Konsequenzen führte, geschaffen wurde. Die Firmenleitung unterstützte dieses Vorgehen ausdrücklich.

Durch die Einbeziehung aller Abteilungen konnte gleich zu Beginn eine hohe Akzeptanz erreicht werden. Hierzu wurden alle Abteilungen interviewt und deren Bedarfe abgefragt. Dieses wurde so bei Vistaprint durchgeführt. Vistaprint allerdings war die kleinste der beschriebenen Firmen, so dass der Aufwand bei größeren und großen Firmen sich sicher nicht rechnet und man andere Wege gehen muss.

Es wurden keine neuen Posten innerhalb der Firma geschaffen, sondern vorhandene Mitarbeiter konnten die Aufgabe zur Einführung der Social-Media-Tools fördern. Hierzu gab es dann sog. Champions innerhalb der Abteilung oder zumindest in einer Community.

Hinderlich

Hinderlich waren und sind die gewachsenen Strukturen und ausgeprägtes Silodenken. Hierdurch entstanden unterschiedliche Intranets, unterschiedliche offizielle Twitter-Accounts, parallel betriebene Blogplattformen, verstreut liegende Informationen. Um dies zu bereinigen bedarf es einer großen Umorganisation der Firma. Dies allerdings wurde bei Océ nicht gemacht und trotzdem konnten große Erfolge bei der Einführung von Social-Media-Tools erzielt werden. (Ist daher eine Umorganisation wirklich notwendig oder genügt nicht eine Änderung im Denken und Arbeiten der Firma?)

Bei Intuit wurde die Verantwortung für den Betrieb der anfänglichen Blogplattform in die IT-Abteilung abgeben. Diese allerdings war mit den damit entstandenen Aufgaben überfordert. Plötzlich musste der Mitarbeiter einen Monat warten, bis ihm ein Zugang zu seinem Blog und der Blog selbst eingerichtet worden ist. Dieses bedurfte dringender Abhilfe, was auch geschah.

Überraschungen

Die Einführung von Social-Media-Tools brachte zum Teil überraschende Effekte mit denen anfänglich nicht gerechnet wurden.

  • Einmal wurde die Emailflut innerhalb der Firma durch den Einsatz von WP-Blogs reduziert.
  • Die Akzeptanz und Benutzung von Yammer kletterte innerhalb kürzester Zeit auf ein hohes Niveau. Es kam plötzlich zu einer horizontalen Kommunikation zwischen den Silos. Kollegen, die sich nicht kannten, kommunizierten zusammen, stellten Informationen bereit, unterstützten sich gegenseitig. (Dies führte mich zu der Frage oben, ob denn wirklich eine Umorganisation immer notwendig ist, die ja Zeit, Wissensverlust, Motivationsverlust und Kosten mit sich bringt.)

-> Hier geht es zu Teil 1.

-> Hier geht es zu Teil 3.

(Quelle: Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan)

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