Multitasking, nein, Danke

Für viele Leistungsträger ist es ein Statussymbol, neben viel Stress zu haben, die Arbeit durch massives Multitasking zu erledigen. Jedoch, wird die Arbeit noch zufriedenstellend erledigt?
Multitasking ist für Maschinen geschaffen, aber der Mensch als Wissensarbeiter ist denkbar schlecht hierfür ausgestattet. In den vdi-nachrichten vom 02. Dezember 2022 wird in dem Artikel „Zu viel Multitasking schadet“ von Chris Löwer hierauf eingegangen.

Iring Koch, Professor für Psychologie an der RWTH Aachen, erklärt, „Wir Menschen können uns immer nur auf eine Sache voll konzentrieren.“ Beim Multitasking wird immer zwischen den Aufgaben hin und her geswitcht – neu fokussieren und konzentrieren -, was Ressourcen raubt. Die Folge ist, „Bearbeitungszeiten oder gar Fehler nehmen zu, jedenfalls nicht die Arbeitsqualität ab.

„Multitasking während Videokonferenzen wird zu einem immer größeren Problem.“, berichtet Annika Krick, die als Wissenschaftlerin an der Professur für Arbeits-, Organisations- und Wirtschaftspsychologie an der Helmut-Schmidt-Universität Hamburg zum Thema forscht. „Zoom-Fatique nimmt zu.“

Unter „Zoom-Fatique“ versteht man eine durch Videokonferenzen ausgelöste emotional-soziale Ausgelaugtheit, die dazu führt, sich am Ende des Tages erschöpft zu fühlen, soziale Kontakte zu meiden, einfach nichts machen zu wollen.

Aber auch „normales Multitasking“ bleibt nicht ohne Folgen. Beschwerden wie Kopf- und Rückenschmerzen treten auf. Man ist gestresster, gereizter, kann weniger gut abschalten und erbringt schlechtere Leistungen.
Grundsätzlich überschätzen sich Multitaskler ihre Leistung und sind davon überzeugt, sie seien produktiver.

Multitasking schadet mehr als es nützt.
Gunter Wolf, Ökonom und Psychologe sowie Chef des Beratungsunternehmens I.O. Group Wolf sagt hierzu, „Fokussiert und konzentriert zu arbeiten, ist der Boden, auf dem Qualität und Quantität der Ergebnisse von Ingenieurtätigkeiten beruhen!“

Der Mensch ist bedingt geeignet mehrere manuelle Tätigkeiten gleichzeitig durchzuführen, unser Gehirn allerdings kann das nicht. Andauerndes Multitasking hat weitere negative Effekte. Auf Dauer leitet die Motivation durch Aufschieben, keine Ergebnisse und Fehler.

Das störungsfreie Arbeiten ist ein Grundwert des agilen Arbeitens. Ich würde sagen, jedes Arbeitens, die einseitige Betrachtung von agilem Arbeiten führt zu nichts. Damit die Arbeit nun störungsfrei erbracht werden kann, ist ein entsprechendes Arbeitsumfeld zu schaffen.

Koch rät, „Der Mitarbeiter sollte klare Aufgaben haben und deren Bearbeitungszeit so bemessen werden, dass sich diese erledigen lassen, bevor neue angegangen werden.“

Krick stellt die Bedeutung von gutem Zeitmanagement heraus. Aufgaben sollten nicht nur nach Prioritäten, sondern auch nach Komplexität sortiert werden. Für Aufgaben, die konzentriert erledigt werden müssen, sollten Zeitfenster reserviert werden, in denen man ungestört arbeiten kann.“ Ideal sei es, wenn man regelmäßige Zeiten festlegen könnte. Dies jedoch wird auch als unrealistisch angesehen.

Ein weiterer Rat von Koch ist hier einfach – und zwingender: Kommunikationskanäle begrenzen!
Auch er sieht das Abschotten zum Erledigen einer Aufgabe, als nicht immer machbar an.

Führung ohne Vorgesetztenfunktion: Kurs (#1)

In diesem Blog hatte ich bereits das eine oder andere über Führung geschrieben. Vor Kurzem hatte ich nun einen Kurs „Führung ohne Vorgesetztenfunktion“ besucht. Dieser hat mich inspiriert, mich wieder bzw. weiter mit dem Thema zu beschäftigen. Ich möchte nun in loser Folge über dieses Thema schreiben und Informationen hier zusammentragen.

Beginnen möchte ich nun mit den Themen und Highlights des Kurses. Der Kurs wurde von dem Dozenten Peter Rogale gehalten. Bei der Einführung bezeichnete ich das Thema als „Führen ohne Macht“. Gleich zu Beginn des Kurses kamen mir dann Zweifel, ob dies die richtige Bezeichnung ist, denn Macht lässt sich auf unterschiedliche Arten erlangen.

Am Anfang wurden die Aufgaben zwischen einer Führungskraft (FK) mit und ohne Vorgesetztenfunktion beschrieben. Der deutliche Unterschied besteht in der Übertragung von arbeitsrechtlichen Aufgaben. Die weiteren Aufgaben wie Führungsaufgaben (z.B. Kommunikation, Motivation, Feedback) und fachliche Aufgaben (z.B. Zieldefinition, Wissensmanagement) sind identisch.

Für die Leitungsfunktion wird zwischen 2 Schwerpunkten unterschieden. Sie wird auf der „sozialen Ebene“ und/oder der „zielorientierten Ebene“ ausgeführt. In der Regel besitzt jeder einen Schwerpunkt, sollte aber beide Ebenen bedienen können. Als dritte Ebene wird das Verhältnis zum Vorgesetzten als wichtig genannt.

Der laterale Manager hat in der Firma eine besondere Stellung, dessen er sich bewusst sein sollte. Er besitzt nämlich noch den Kontakt zu 2 Hierarchieebenen, welche ihn für die höhere Ebene wertvoll machen sollte. Einmal hat diese FK noch den Kontakt zu seinen Kollegen, „Einer von uns“, hält aber gleichzeitig den Kontakt zur Führungsebene. Dies gibt ihm die Chance Vertrauen zu gewinnen und Informationen aus dieser Ebene direkt zu erhalten.

Eine wichtige Eigenschaft für laterale Führung ist die Konfliktfähigkeit. Bedingt durch die besondere Stellung ermöglicht die Rolle eine Vermittlungsfunktion von unten nach oben und vice versa einzunehmen. In dieser Rolle wird weiterhin eine hohe Flexibilität, um auf wechselnde Führungsanforderungen zu reagieren, erwartet. Hier besteht die Gefahr, sich zu verausgaben. Weitere benötigte Eigenschaften sind Initiativkraft, Gestaltungswillen und Teamfähigkeit.

Führen bedeutet die eigene Persönlichkeit zu entwickeln (Selbstführung). Hierbei gilt es Identität, Verhaltensweisen, Einstellungen und Werte zu betrachten. Als Führungskraft ist es daher wichtig, sich mit sich zu beschäftigen und im Reinen zu sein. Je höher der Deckungsgrad zwischen Selbst- und Fremdeinschätzung ist, desto besser.

Führen heißt authentisch zu sein. Führen ist kein Theaterspiel. Es benötigt Verlässlichkeit, Aufrichtigkeit, Ehrlichkeit und persönliche Integrität. Fehler dürfen zugegeben werden, Schwächen gezeigt, jedoch niemals Unsicherheit.

Führen heißt weniger zu tun. Als FK darf man nicht gestresst oder überlastet sein, sie muss delegieren können. Stress und Überlastung einstehen aus drei Bereichen heraus:
1.) Ich brauche Stress
2.) Zu viele Aufgaben/Erwartungen
3.) Zu wenig delegieren

Um zu entscheiden, welche Aufgabe delegiert werden kann und welche nicht, kann das Eisenhower-Prinzip angewandt werden.

Als FK muss man auch ein Team entwickeln können. Hierzu dient die Teamentwicklung nach Tuckman (Forming – Storming – Norming – Performing – Adjourning).

Das Selbstbildnis einer FK ist wichtig. Unsicherheit ist der Killerfaktor. Um als FK anerkannt zu werden, muss mein Gegenüber in meiner Persönlichkeit erkennen, dass ich ihn unterstütze und begleite.

Ein Team besteht aus 4 Teamrollen (4 player model; David Kantor):
– Spielmacher
– Mitspieler
– Gegenspieler
– Beobachter

Die FK nimmt die fehlende Rolle im Team ein.

Macht erlangt eine laterale FK durch
– die Macht der Worte; Slogan, Wortbilder
– die Ich-Botschaft; „Du“ wird als Vorwurf verstanden, „man“ wird gestrichen
– Fragen; wer fragt, der führt
– Zuhören; Neugier, Zielorientierung, frühere Themen erinnern, paraphrasieren
– Argumente; Behauptung, Begründung, Beispiel
– Motivation; beziehungsorientiert, ergebnisorientiert, einflussorientiert
– natürliche Autorität; innere Stärke
– Reflexion; Selbstbildnis vs. Fremdbild, Johari-Fenster (Blinder Fleck)

Führungsverhalten wird durch mehrere Faktoren beschrieben:
– Motivieren
– Delegieren
– Ressourcen einplanen
– Interkulturelle Konflikte wahrnehmen (Hofstede)
– Netzwerke knüpfen
– sich selbst führen (Resilienz, Antreiber)
– klare Entscheidungen treffen

Die Aufgabe wird durch ein intaktes Privatleben abgerundet.

Der Kurs wurde an einem Tag durchgeführt und bietet sicherlich nur einen Einblick. Gerade das erste Einüben und die Selbstreflexion erfordern einiges an Zeit. Auch ist eine kontinuierliche Reflexion des Führungsverhaltens notwendig, um hier erfolgreich zu sein.

Stress, nein Danke

Bereits am 08.04.2022 gab es den VDI-Nachrichten-Artikel „Stress, lass nach“ von Chris Löwer. Ausgehend von den Veränderungen in der Welt, Krieg in der Ukraine, Corona, Angst vor dem Jobverlust und Arbeitsverdichtung kommt es bei vielen Menschen zu Stress. Hier zeigt sich nun, wie resilient jeder Einzelne ist, was jeder dafür tun kann, aber auch, wie in Teams und in Firmen im Allgemeinen damit umgegangen wird.

Um was geht es bei dem Stichwort Resilienz? Hier ist die innere Widerstandskraft gemeint und auch darum, Krisensituationen positiv für sich zu nutzen.

Zuzana Blazek, Forscherin im Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (Kofa) am Institut der deutschen Wirtschaft Köln, sagt „Wir leben in einer Art Dauer-Change-Prozess. Das Dumme ist nur, dass der Mensch im Grunde Veränderungen nicht allzu sehr liebt.“ „Wir leben nun mal in einer VUCA-Welt.“ (VUCA – Volatility (Voltilität), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität), Ambiguity (Mehrdeutigkeit))

Renate Sperber, Coach und Resilienztrainerin, sagt „Es gab schon immer Zeiten mit viel Arbeit und auch Überforderung. Aber was wir gerade erleben, ist eine große Herausforderung.“ Man sollte daher eine Selbstdiagnose durchführen uns sich fragen:
– Wie gut kann ich nach einem Arbeitstag entspannen?
– Kann ich noch abschalten?
– Kann ich genießen?
– Kann ich lachen?
– Habe ich mich verändert?
– Habe ich das Gefühl, ich kann gar nichts tun?
– Oder bin ich schon resigniert?

Blazek empfiehlt, sich dies zur Routine zu machen und sich jeden Abend kurz zu reflektieren. Vielleicht mit einem Tagebuch. Man braucht nicht viel Zeit hierfür zu verwenden, nur man sollte ehrliche Antworten liefern, auf Fragen wie:
– Was war heute im Job gut? Was nicht?
– Was hat mir Freude bereitet? Was weniger?
– Welche Grenzen habe ich nicht gesehen oder selbst gesetzt?
– Was hätte wie besser laufen können?

Astrid Weidner, diplomierte Wirtschaftsingenieurin und Coach, sieht diese Fragen als die Grundlage, um resilienter zu werden. Sie sieht hier vier Schritte dazu: Analyse der Ist-Situation, Entlastung, Neuausrichtung, sowie Planung und Umsetzung der ersten Schritte. Dieser Prozess soll nun in Schleifen durchlaufen werden. Während dieser Durchläufe arbeitet man daran, Dinge so zu akzeptieren, wie sie sind.

„Das Akzeptieren einer Tatsache oder Situation heißt nicht, dass wir sie gut finden“, sagt Sperber. „Es geht darum, Situationen anzunehmen.“ Wichtig hierbei ist es, die Opferrolle zu verlassen. „Entdecken sie, was sie tun können. Das Erleben der Selbstwirksamkeit ist der wichtigste Punkt, um Resilienz aufzubauen.“ „Übernehmen sie Verantwortung für sich und ihr Glück.“ Hierbei ist das setzen von klaren und erreichbaren Zielen wichtig.

Die eigene Resilienz zu stärken, sieht nach viel Arbeit aus. Im Text wird nun in schnellen Schritten, von der individuellen Resilienz zur Teamresilienz gesprungen und dann auch noch die Resilienz von Unternehmen erwähnt.

Teamresilienz lässt sich fördern durch gegenseitige Wertschätzung, eine positive Fehlerkultur und eine gemeinsame Wertbasis.
Förderlich für organisatorische Resilienz sind Visionen und Ziele, eine positive, wertschätzende Kultur, sowie offen kommunizierte Informationen.

Stress und Stressbewältigung

In einer Broschüre der Unfallkasse Post und Telekom habe ich interessante Ansätze zum Thema Stress gefunden. Insgesamt ist es nicht so, einmal lesen und der Stress ist weg, nein, man muss sich wirklich intensiv mit sich selbst auseinandersetzen und bewusst einzelne Schritte tun oder aber Methoden zur Stressreduktion erlernen und auch üben.

 

Hier nun eine Auflistung der Tipps innerhalb der Broschüre.

Tipp Nr. 1 Strategie – Aktive Stressbewältigung

Hier wird empfohlen, dies mittels 7 Schritte durchzuführen.

1. Analysieren Sie die belastende Situation
2. Wie soll es denn sein?
3. Sammeln Sie Ideen wie Sie vom IST zum SOLL kommen
4. Wählen Sie einen oder mehrere Vorschläge aus
5. Welche Hindernisse und Widerstände sind zu erwarten?
6. Erstellen Sie einen Handlungsplan und setzen Sie diesen im Alltag um
7. Ziehen Sie nach einiger Zeit Bilanz

Tipp Nr. 2 Entspannung – Begegnen Sie dem Stress

In diesem Tipp wird empfohlen, Entspannungstechniken zu erlernen und auch anzuwenden. Dies kann Autogenes Training, Progressive Muskelentspannung nach Jacobsen, Atementspannung, Hatha-Yoga oder Tai Chi sein.

Tipp Nr. 3 Augenübung – Gönnen Sie Ihren Augen eine Pause

Um Augen von der anstrengenden Bildschirmarbeit zu entlasten gibt es verschiedene Möglichkeiten.

• Achten malen
• Konturenzeichnen
• Schläfen- und Augenmassage
• Kopfkreisen

Tipp Nr. 4 Stuhlgymnastik – Machen Sie Bewegungspausen

Hier werden vier Übungen vorgeschlagen. Wichtig ist sicher hier, dass man sich bewusst auf diese Pause einlässt, die Gymnastik tut dann ihr übriges.

Tipp Nr. 5 Auszeiten – Neue Kraft tanken

Weg vom Schreibtisch, weg vom Platz des Stresses. Durch diese selbstgewollte und selbstbestimmte Auszeit nimmt man neue Eindrücke auf und kann danach wieder frischer an die Arbeit gehen.

Tipp Nr. 6 Was hilft noch? – Motivieren Sie sich selbst

Hierzu gehören Selbstmotivation, Selbstmanagement und Selbstorganisation. Hier ist es wichtig, nicht seinen eigenen Glaubenssätzen zu erliegen, sondern echte Motivation zu bekommen. Wenig ist manchmal mehr.

Ich werde mir auf jeden Fall das Heftchen einmal in die Schublade legen und wenn der nächste Stressschub kommt, mal das eine oder andere bewusst ausprobieren. Manchmal glaube ich, ist es wirklich nur diese kurze Auszeit, diese aber gewollt und bewusst durchgeführt, die hilft, dass das Stressgefühl nicht zu groß wird.

Quelle: Themenheft der UKPT Stress 2. Auflage