Doch kein Tool benötigt

Vor ziemlich genau einem Jahr war ich auf der Suche nach einem idealen Social-Media-Tool für das Internet. Heute ist es nicht nur bei mir ziemlich still um dieses Thema geworden.

Damals dachte ich, dass ein solches Tool doch bestimmt den Überblick über all die vielen, vielen Informationen im Web geben könnte. Aber dies stimmt so nicht. Social Media ist kein neues Tool, mit dem ich neue Informationen filtere und mir anders als heute zusammenstelle. Social Media ist vielmehr eine Sammlung von Tools, deren sinnvolle Verknüpfung und Gebrauch und, das wahrscheinlich Wichtigste, die Interaktionsmöglichkeiten zwischen verschiedenen Benutzern.

Leider ist meine Quellensammlung ziemlich schlecht. Dies werde ich in der nächsten Zeit verbessern müssen. Zumindest nehme ich es mir vor. Aber, gerade in letzter Zeit habe ich einige Artikel im Web gefunden, die genau dies aussagen. All die Dinge, die Menschen zusammenbringen, die Menschen zusammen arbeiten lässt, Verknüpfungsmöglichkeiten zulässt und wie Menschen dies nutzen, all diese Dinge werden unter dem Begriff Social Media zusammengefasst.

Ein Tool wird daher die neue Art Wissen auszutauschen nicht erfüllen können. Vielmehr muss der Einzelne lernen, wie er an Informationen kommt und diese für ihn sinnvoll verknüpft. Social Media ist zwar eine neue Art Informationen zu verbreiten und zu verarbeiten, doch ist dies gleichzeitig auch die Weiterentwicklung aus dem eher statischen Internet in den Anfängen des Webs.

Eine Trennung zwischen Gen X, Gen Y, Gen Z, Digital Native oder Digital Immigrant oder aber die Mystifizierung von Social Media bringt uns nicht weiter. Vielmehr sind gerade die, die verstanden haben, dass die neue Form Vorteile bringt, gehalten, dies in die Firmen zu tragen und dort zu verbreiten.

Innerhalb der Firma aber, wo man dann doch eher auf fest zur Verfügung gestellte Informationsplattformen zugreifen kann, dort könnte ein solches Tool, eine Social-Media-Platform wieder Sinn machen.

Das Wiki ist fertig

Vor 10 Tagen ist der Startschuss gefallen, im Nachbarteam wird damit begonnen sich mit dem Thema Social Media im Unternehmen zu beschäftigen. Die erste Aufgabe ist es nun ein Wiki aufzubauen und eine Anwendung hierauf aufzubauen.

Das Wiki ist fertig, eine Anwendung darauf ist auch geschaffen. Was auffällt ist, dass die meisten ihrem Chef folgen und auch Inhalte hinzufügen. Einige jedoch müssen wohl nochmals dazu auffordert werden.

Soweit ich es bereits einsehen konnte, ist es für die tägliche Arbeit gut einsetzbar. Eine Projektdatenbank – was wurde wann bearbeitet – , eine Know-How-Übersicht – wer kann was im Portfolio -, Wochenberichte – wer macht gerade was. Die Chancen auch angenommen zu werden und, wichtig, auch weiter bearbeitet zu werden sind gut.

Parallel hierzu wird ein Workshop für uns alle in der Abteilung vorbereitet. Hier soll dann allgemein über das Thema Collaboration mit neuen Medien und deren Anwendung gesprochen werden. Spätestens dann werden es wohl auch die anderen Teams alle mitbekommen, dass hier ein Team vorprescht und sich an die Spitze der Social Media Einführung in der Abteilung begibt.

Wie wird darauf reagiert werden?

Fällt damit der Startschuss?

Jetzt ist es passiert. Im Nachbarteam startet der Social Media Zug. Im Team soll eine Teamübersicht und ein Wiki angelegt werden. Der Initiator ist der Teamleiter. Damit wird das Beschäftigen mit den „neuen“ Tools sozusagen verordnet, was vielleicht aber gar nicht so schlimm ist.

Natürlich soll erst einmal probiert werden und der Zugang zu den Artikeln ist nur für Teammitglieder geöffnet. Hierzu bietet sich im Moment außerdem geradezu die einmalige Gelegenheit, denn ein richtiger Digital Native ist für ein paar Wochen im Team. Der darf jetzt mal den etwas Älteren beibringen, wie man so etwas macht.

Ich bin gespannt was passiert. Im letzten Jahr hatte ich ja auch bereits darüber geschrieben, wie eine Einführungsstrategie aussehen kann. Und genau die oben kurz beschriebene Vorgehensweise wird nun durchgeführt. Auch finde ich es gut, dass sich gerade der Teamleiter, als Vorbild, der Sache annimmt und die neuen Medien pusht.

Wie werden sich nun die anderen Teams aufstellen, wenn bekannt wird, dass das eine Team bereits erste Erfolge im Social Web vorweist? Werden sie mit auf den Zug aufspringen? Werden sie erst einmal sagen, was soll ich damit? Was passiert, wenn sich wirklich eine Verbesserung in der Arbeitsweise herausstellt? Wie gehen die Kollegen damit um, wird nun vom Team heraus das Beschäftigen mit Social Medien eingefordert?

Ich werde es von außen mitbekommen und darüber schreiben, denn dies ist so spannend wie erlebte Geschichte.

Enterprise 2.0 Strategie

So langsam kommt die Diskussion über eine „Social Media Adoption“ Strategie in Fahrt. In den USA wird ja schon länger der eine oder andere Artikel eingestellt, der sich mit der Einführung von Enterprise-2.0-Tools oder einer externen Social-Media-Strategie“ befasst. Hierzu hatte ich vor kurzem ja die Artikel von Jacob Morgan in drei Teilen zusammengefasst.

Nun aber wird es auch Zeit sich auf den Kontinent dieser Thematik hinzuwenden. So hat Oscar Berg in seinem Artikel „Enterprise 2.0 adoption tactics“ auf einige essentielle Taktiken bei der Einführung von Social-Media-Tools hinwiesen.

1. Make the effort to change as small as possible, but not smaller
2. Avoid expressing your vision as a solution design
3. Focus change efforts to typical situations where you want to change a behaviour
4. Recognize the people who change

Deutschsprachige Texte sind allerdings Mangelware. Heute allerdings springt „Social Media Evolution“ in die Presche und zeigt im Artikel „Der Weg zur Social Media Strategie mit Strategic Visioning“ einen Weg auf, wie Firmen für sich im weiten Social Web einen Weg zur Präsentation und zum Mitmachen finden können.

Angesprochen wird im Text die Methode „Strategic Visioning“ von The Grove Consultants International. Hierzu muss ich sagen, die Bilder sind schön, aber die Methode ist nicht wirklich bahnbrechend. Viele Elemente hieraus werden bereits in einschlägigen Moderation-, Präsentations- und Projektmanagementkursen gelehrt. Trotzdem aber ist es gut, dass überhaupt jemand strukturiert das Thema angeht.

Im Artikel wird auf eine externe Strategie gezielt. Ich denke aber, dass man dies auch auf eine interne Strategie erweitern kann, wenn nicht sogar muss und zwar zu allererst. Zu viele Versuche in Firmen gehen schief oder bringen nicht den gewünschten Erfolg. In meinen Augen fehlt dann die richtige Strategie, die Vision. Es wird angefangen, man hat ein vages Ziel und dabei bleibt es und man wundert sich, dass es nichts geworden ist oder alles zu lange dauert.

Für eine interne sowie externe Strategie sollten daher die folgenden Schritte durchlaufen werden:

1. Der Anfang von Allem – Festlegen der Ziele
2. In welchem Gesamtkontext steht das Unternehmen?
3. Wie sieht es denn im Moment aus? – Die IST-Analyse
4. Das zentrale Ziel als Messparameter für die Strategie
5. Der Weg zum Ziel
6. Wer macht was und bis wann?
7. Das Endergebnis – die Strategie

Zu Beginn ist für Firmen wichtig, sich „Über die Ziele, die ein Unternehmen im Social Web erreichen möchte, muss vor den Aktivitäten unbedingt Klarheit und Einigkeit im Unternehmen herrschen“.
Und am Ende des Prozesses steht das ersehnte Ziel und man kann jederzeit ermitteln, wie weit man schon gekommen ist, um es zu erreichen.

Daher möchte ich es hier nochmals erwähnen, ich bin davon überzeugt, dass die Diskussion über eine Strategie geführt werden muss. Und es zeigt mir, dass ein Loslegen ohne Strategie wohl zum Misserfolg und zu erhöhtem Aufwand führt. Dies sollte man daher in die eigene Firma mitnehmen und dort auch immer wieder betonen.

Wie komme ich zum Enterprise 2.0? (Teil 3)

Dies ist Teil 3 meines Artikels über die Transformation der Firmen Intuit, Vistaprint und Océ. Zusammengefasst und kommentiert aus dem Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan. In Teil 1 gab ich eine kurze Einführung zu meiner Motivation diesen Artikel zu schreiben. Weiterhin wurde in der Zusammenfassung bereits der Ist-Zustand innerhalb der besprochenen Firmen dargestellt. In Teil 2 wurden schwerpunktmäßig die Punkte angesprochen, die während der Einführung und Transformation geschehen sind. Im heutigen und abschließenden Teil werden die erzielten Effekte und auch die gewonnenen Erkenntnisse aus dem Weg hin zu einem Enterprise 2.0 dargestellt.

Kommerzielle Effekte

Bei allen Firmen wurden teils dramatische Kosteneffekte sichtbar. Hier eine kurze Zusammenfassung:

• Die Betreuungskosten des Intranets fielen von 350.000 EUR pro Jahr auf 5.000 – 10.000 EUR pro Jahr
• Durch die Einführung eines Ideenblogs konnten 800.000 EUR pro Jahr gespart werden.
• Eine interne Videoplattform brachte eine Kostenersparnis von 40.000 EUR pro Jahr ein.
• Reduzierung der Durchlaufzeit von der Idee bis zum Produkt von vormals 13 Monaten auf 5 Monate.
• Steigerung der Anzahl Angebote von 5 pro Jahr auf 31 Angebote pro Jahr
• Das Training neu eingestellter Ingenieure sank von vormals 10-12 Wochen nach der Einführung von Wikis auf 4-6 Wochen

Erkenntnisse

Bei dem Transformationsprozess und der Einführung der Social-Media-Tools gab es eine Vielzahl an Erkenntnissen und Best practices, die ich hier tabellarisch auflisten möchte.

• Nicht jeder ist ein Early Adopter.
• Der normale Zyklus zur Aneignung neuer Tools und Technologie gilt auch hier.
• Die Herausforderung bei der Veränderung zu einem Enterprise 2.0 ist zu erkennen, ob man sich in die richtige Richtung bewegt, um dann mehr Zeit und Geld darin zu investieren.
• Die Einführung von Social-Media-Tools geschah nicht weil es sie gab, sondern weil sie die beste Lösung für die Geschäftsanforderungen darstellten.
• Die Geschäftsanforderung kommt an erster Stelle, danach erst die Auswahl der Tools.
• Es werden Dinge bei der Einführung schief gehen, dafür werden andere Dinge gleich von Anfang an gut laufen.
• Bei einem Enterprise 2.0 spricht man nicht von einer Technologie sondern über Konzepte und Menschen.
• Es ist verlorene Zeit Menschen davon zu überzeugen, die neuen Tools zu verwenden. Der beste Ansatz ist den Mitarbeitern deren Benutzung und deren Nutzen zu erklären und die Mitarbeiter selbst bestimmen lassen, wie schnell und wie weit die Tools genutzt werden.
• Das Tool, welches das erfolgreichste ist, ist dies, welches die wenigsten Barrieren bei der Anwendung hat.
• Ansehen ist wichtiger als eine Belohnung bei der Anwendung der Tools
• Der Fokus soll auf die Erzeugung altruistischer Gefühle gelegt werden.
• Man muss Mitarbeitern einen Grund geben, sich dafür zu interessieren was sie tun.
• Der Fokus liegt auf dem Menschen, danach erst auf der Firma.
• Wichtig ist, richtig zu verstehen, wie ein Enterprise 2.0 den Job und das Leben leichter machen.
• Keine Anonymität in den Tools zulassen.
• Das Tool muss reibungsfrei funktionieren und die Menschen müssen es lieben.
• Die technische Lösung muss perfekt sein, um die Geschäftsanforderung zu erfüllen.
• Menschen die sagen, sie hätten keine Zeit das Wiki zu füllen und wären zu beschäftigt, sind es nicht wirklich. Jeder findet die Zeit kleine und kleinste Änderungen irgendwann durchzuführen.
• Die Einführung und die Funktion von Tools werden am Besten akzeptiert, wenn es interne Champions oder eine Community aus Champions gibt, die dann die gesamte Organisation anschieben können.

Wie geht es weiter?

Alle Firmen planen den weiteren kontinuierlichen Ausbau ihrer Social-Media-Plattform. So werden Social-Bookmarks, Q&A Bereiche, „who-knows-what“-Rubrik oder aber der “Expertenfinder” eingerichtet und eingeführt.

Schlechte Erfahrung

Jetzt bleibt nur noch die Frage nach den schlechten Erfahrungen mit Social-Media-Tools zu stellen. Hierzu gibt es aber nur eine Antwort: niente, nada, nothing, rien, näischt, nüt, típota, nünt, nulla, asgje, ezer, negót, gnìnta, res, nic, niets, nenio, mitte midagi, nuje, nihil, nekas, niks, türpu, gnint, gnente, nimic, nudda, intet, walâ, hiçbir şey, rin – Einfach nichts (Ich hoffe, die Übersetzungen stimmen soweit :)). Es wurde nirgends eine schlechte Erfahrung bei der Einführung und auch Verwendung der Tools gemacht.

Hiermit wäre ich am Ende meiner Zusammenfassung angelangt. Interessant wäre es nun für mich zu wissen, ob in anderen Firmen, vielleicht auch deutschen Firmen, gleiche oder ähnliche Erfahrungen gemacht wurden. Ich auf jeden Fall kann in meiner Firma nun manche Dinge einfach ein wenig besser bewerten und fühle mich gelassener, denn nichts wird plötzlich geschehen und es werden Dinge geschehen, die gehen schief und andere führen zum Erfolg. Dies ist das Leben und ist daher nichts Neues in der Welt Enterprise 2.0.

-> Hier geht es zu Teil 1.

-> Hier geht es zu Teil 2.

(Quelle: Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan)

Wie komme ich zum Enterprise 2.0? (Teil 2)

Dies ist Teil 2 meines Artikels über die Transformation der Firmen Intuit, Vistaprint und Océ. Zusammengefasst und kommentiert aus dem Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan. In Teil 1 gab ich eine kurze Einführung zu meiner Motivation diesen Artikel zu schreiben. Weiterhin wurde in der Zusammenfassung bereits der Ist-Zustand innerhalb der besprochenen Firmen dargestellt. In diesem Artikel kommen nun schwerpunktmäßig die Punkte zur Sprache, die während der Einführung und Transformation geschehen sind.

Kulturwandel

Die größte Herausforderung war der Kulturwandel innerhalb der Firma. Der Weg hin zu einer offenen Kultur, bei der Ideen und vor allem Wissen geteilt wird, offen Zweifel und Unsicherheiten benannt werden.

Bei Vistaprint gab es bereits schon eine recht offene Kultur in der Ideen ausgetauscht wurden. Hier bestand die größte Schwierigkeit darin, dass die Mitarbeiter auch ihr Wissen teilten. Intuit stand vor der Herausforderung, dass die Mitarbeiter gedanklich an einem Tiefpunkt angelangt waren. Sie dachten, dass „sie nichts schnell machen und umsetzen konnten“ und damit nichts zustande bringen konnten.

Einführung

Bei der Einführung der Tools und der Transformation zu einem Enterprise 2.0 wurde besonderen Wert darauf gelegt, dass die Konzepte, die dahinter stehen, von den Mitarbeitern verstanden wurden. Dies erzeugte ein Klima des Vertrauens und der Transparenz.

So lieferten die Firmen Unterstützung bei der Frage „Was ist das und warum sollte mich das interessieren?“. Hierzu gab es einen internen  Live-TV-Kanal, bei dem online Fragen gestellt und auch Antworten aus Sicht der Geschäftsleitung gegeben worden sind. Es wurde eine Verknüpfung mit dem E-Mailsystem geschaffen, so dass hier über ein gewohntes Medium Newsletter und Informationen über die neu eingeführte Plattform gegeben wurden.

Unterstützt wurden diese Maßnahmen indem nicht nur technische Hilfsmittel bereitgestellt wurden, sondern auch dadurch, dass den Mitarbeitern ein positives Feedback und Wertschätzung entgegengebracht wurde. Hierdurch war es möglich, erwünschtes Verhalten zu belohnen und somit es auch mehr und mehr zu fördern. Es war ein Wandel des Fokusses auf Größe und Umsatz auf die Wertschätzung von Geschwindigkeit.

Eine gute Idee bei der Einführung eines Wikis war sicherlich, dass es bereits mit 1.000 Begriffen, allerdings mit leeren Seiten, ausgefüllt war. Parallel dazu klingte man sich in Emaillisten ein und sendete eine Aufforderung das Wiki zu füllen, wenn entsprechende Emails versandt wurden. Dies zeigte schnell den Nutzen des Wikis und senkte die Emailflut innerhalb der Firma.

Mitarbeiter bekamen 10% ihrer Arbeitszeit zur freien Verfügung gestellt, in denen sie sich mit Ideen, Vorschlägen, bewerten und schreiben von Artikeln oder Problemlösungen beschäftigen konnten.

Förderlich

Während der Einführungsphasen gab es förderliche und hinderliche Ereignissse innerhalb der jeweiligen Firmen.

Förderlich war, dass sich ein interdisziplinäres Team um die Analyse und Einführung gekümmert hat und noch darum kümmert. Hierdurch fühlte sich niemand ausgeschlossen, da ja „einer von uns“ – peers – dabei war und die Interessen und Anforderungen einbringen konnte. Auch bei Problemen konnte hier schnell eine Lösung durch die Teamzusammensetzung herbeigeführt werden. Teams und Mitarbeiter wurden proaktiv unterstützt und nicht alleine gelassen und gehofft, dass es ein organisches Wachstum, ganz von allein geben wird.

Durch eine zuerst punktuelle Einführung und den „Flurfunk“ kam es zu einem internen sozialen Druck, diese Tools auch nutzen zu wollen. Schließlich möchte man als Mitarbeiter, Vorgesetzter oder Team nicht das Schlusslicht innerhalb der Firma sein. Diese zuerst punktuelle Einführung hatte auch den Vorteil, dass neue Tools ausgiebig getestet werden konnten bevor sie in den Rollout gingen. Das Tool war damit „perfekt“ und zeigte nicht mehr die Kinderkrankheiten und Hürden, die zur Verwendung hinderlich sind.

Einen großen Schritt vorwärts brachte die Schulung der Mitarbeiter. Hier wurde das Konzept, die Bedienung der Tools und auch, was wohl mit am Wichtigsten war, die Fragen der Mitarbeiter beantwortet. Hierdurch wurde das Gefühl erzeugt, dass jeder bei der Einführung mit einbezogen wird und somit eine Wertschätzung den Mitarbeitern entgegengebracht.

Bei der Auswahl der Tools wurde auf Einfachheit Wert gelegt. Das Tool soll sich ohne komplizierte Erklärungen einfach und intuitiv bedienen lassen. Hierdurch wurden Hemmschwellen abgebaut und auch die Schutzbehauptung „Ich habe dafür keine Zeit“ entscheidend entkräftet.

Förderlich war weiterhin, dass ein Klima aus „trial and error“, ohne dass es hier zu personellen Konsequenzen führte, geschaffen wurde. Die Firmenleitung unterstützte dieses Vorgehen ausdrücklich.

Durch die Einbeziehung aller Abteilungen konnte gleich zu Beginn eine hohe Akzeptanz erreicht werden. Hierzu wurden alle Abteilungen interviewt und deren Bedarfe abgefragt. Dieses wurde so bei Vistaprint durchgeführt. Vistaprint allerdings war die kleinste der beschriebenen Firmen, so dass der Aufwand bei größeren und großen Firmen sich sicher nicht rechnet und man andere Wege gehen muss.

Es wurden keine neuen Posten innerhalb der Firma geschaffen, sondern vorhandene Mitarbeiter konnten die Aufgabe zur Einführung der Social-Media-Tools fördern. Hierzu gab es dann sog. Champions innerhalb der Abteilung oder zumindest in einer Community.

Hinderlich

Hinderlich waren und sind die gewachsenen Strukturen und ausgeprägtes Silodenken. Hierdurch entstanden unterschiedliche Intranets, unterschiedliche offizielle Twitter-Accounts, parallel betriebene Blogplattformen, verstreut liegende Informationen. Um dies zu bereinigen bedarf es einer großen Umorganisation der Firma. Dies allerdings wurde bei Océ nicht gemacht und trotzdem konnten große Erfolge bei der Einführung von Social-Media-Tools erzielt werden. (Ist daher eine Umorganisation wirklich notwendig oder genügt nicht eine Änderung im Denken und Arbeiten der Firma?)

Bei Intuit wurde die Verantwortung für den Betrieb der anfänglichen Blogplattform in die IT-Abteilung abgeben. Diese allerdings war mit den damit entstandenen Aufgaben überfordert. Plötzlich musste der Mitarbeiter einen Monat warten, bis ihm ein Zugang zu seinem Blog und der Blog selbst eingerichtet worden ist. Dieses bedurfte dringender Abhilfe, was auch geschah.

Überraschungen

Die Einführung von Social-Media-Tools brachte zum Teil überraschende Effekte mit denen anfänglich nicht gerechnet wurden.

• Einmal wurde die Emailflut innerhalb der Firma durch den Einsatz von WP-Blogs reduziert.
• Die Akzeptanz und Benutzung von Yammer kletterte innerhalb kürzester Zeit auf ein hohes Niveau. Es kam plötzlich zu einer horizontalen Kommunikation zwischen den Silos. Kollegen, die sich nicht kannten, kommunizierten zusammen, stellten Informationen bereit, unterstützten sich gegenseitig. (Dies führte mich zu der Frage oben, ob denn wirklich eine Umorganisation immer notwendig ist, die ja Zeit, Wissensverlust, Motivationsverlust und Kosten mit sich bringt.)

-> Hier geht es zu Teil 1.

-> Hier geht es zu Teil 3.

(Quelle: Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan)

Wie komme ich zum Enterprise 2.0? (Teil 1)

Was sind wichtige Kriterien auf dem Weg von einem herkömmlichen Unternehmen zu einem Enterprise 2.0?

Diese Frage stellte ich mir beim Lesen der Artikel von Jacob Morgan in seinem Blog „The Future of Work“ (alt Social Media Globetrotter-Blog). Jacob hat in seinem Blog die Einführung von Social-Media in den Firmen Océ, Intuit und Vistaprint beschrieben. Seine Ergebnisse hat er in jeweils fünf Artikeln zu den Themen Business Drivers, Change Management, Cultural and Organizational Shift, Technology Adoption and Encouraging Use und Operational Impact and Lessons Learned zusammengefasst. Hierbei sind wirklich lesenswerte Artikel entstanden.

Angeregt zu seiner Zusammenstellung wurde Jacob durch einen Bericht von Bill Ives im Fast Forward Blog über die Einführung von Social-Media bei Booz Allen und Knowledge-Management Stories (KM Stories) . Weitere lesenswerte Artikel habe ich mittlerweile bei der DBResearch und über die Volksbank Bühl gefunden. Es gab vor kurzem auch eine Zusammenstellung all dieser Links in einem Blog. Leider aber ist mir diese Adresse abhanden gekommen, vielleicht kann sich ein Leser meines Blogs daran erinnern und sie mir zukommen lassen.

Weitere Links zu Case Studies sind auf den Seiten des Social Media Globetrotters zu finden. Auf der Suche nach deutschsprachigen Case Studies allerdings bin ich nicht fündig geworden. Vielleicht kann ja ein Leser mir hier weitere Hinweise geben.

Jetzt aber möchte ich aus den vom Social Media Globetrotter mir vorliegenden Artikeln über Océ, Intuit und Vistaprint die Gemeinsamkeiten aber auch Unterschiede herausarbeiten und teilweise auch kommentieren. Dies ist für mich und vielleicht auch für andere Leser interessant und wichtig, um einfach die Entwicklung im eigenen Unternehmen besser bewerten zu können und vielleicht auch mitgestalten zu können. Der Artikel ist sehr lang geraten, daher habe ich ihn in drei Teile aufgeteilt.

Firmen

Die besprochenen Firmen haben eine Mitarbeiterspannweite von 80 – 21.000 Mitarbeitern. Bei allen führte die Einführung von Social-Media-Tools zum Erfolg. Man kann also sagen, dass Social-Media nicht nur für die Großen da ist, sondern dass die Einführung und die Beschäftigung mit Social-Media für alle einen Sinn macht.

Ausgangslage

Der Beginn der Transformation von einem traditionell arbeitenden Unternehmen zu einem Enterprise 2.0 liegt 4-5 Jahre zurück und ist heute noch nicht vollständig abgeschlossen. Die Firmen waren in Silos aufgeteilt und bedingt dadurch verlief auch die Kommunikation innerhalb der Silos und weniger zwischen den Silos.

Business-Driver

Der Anstoß sich mit einer Transformation zu beschäftigen hatte bei allen Firmen einen anderen Grund. Hier sind zum einen die Verbesserung der Kommunikation untereinander zu nennen, aber auch einfach nur das Sammeln von neuen Ideen und das anschließende Teilen und Bewerten dieser Ideen innerhalb der gesamten Firma. Oder aber die Vereinheitlichung der Intranetplattformen. Intuit benötigte sogar keinen besonderen Anstoß, um sich mit der Einführung von Social-Media-Tools zu beschäftigen.

Herangehensweise

Bei der Herangehensweise fällt auf, dass hier jeweils ein Team gebildet wurde, das eine Ist- und Problemanalyse durchgeführt hatte und die Geschäftsanforderungen definierte. Erst danach wurden Tools eingeführt, die geeignet erschienen die Geschäftsanforderungen zu erfüllen. Dieses Vorgehen wurde selbst bei Intuit durchgeführt, obwohl bereits WordPress oder Mediawiki im Unternehmen benutzt wurden.

Was aber alle gemeinsam hatten war, Social-Media-Tools wurden nicht wg. dieser Tools eingeführt, sondern deshalb, weil man bestimmte Anforderungen damit lösen wollte bzw. weil die Mitarbeiter erkannt haben, dass ein Arbeiten mit diesen Tools ihnen Vorteile bringt.

Tools

Bei den Firmen wurde eine Vielzahl von Tools zur Erfüllung der Anforderungen eingeführt. Neben firmenspezifischen Lösungen zum Ideenmanagement wurden Wikis, Blogs, IM, Social Bookmarking, internes TV (live!) und Yammer eingeführt.

Die Einführung dieser Tools geschah nach einem Transformationsplan, nach und nach.

Push

Den Durchbruch bei der Benutzung dieser Tools wurde durch die Mitarbeiter selbst erreicht – bottom-up. Es wurden Vorteile deutlich, was dann dazu geführt hat, dass mehr und mehr Mitarbeiter mit Social-Media-Tools arbeiten wollten.

Die Einführung der Tools und die Transformation bekam die volle Unterstützung des Managements – top-down.

-> Hier geht es zu Teil 2.

-> Hier geht es zu Teil 3.

(Quelle: Social Media Globetrotter Blog von Jacob Morgan)

Nutzung von Social-Media nur versteckt?

Manchmal denke ich, die Nutzung von Social-Media ist nur eine Medienblase. Sicher, hier in Deutschland geht die Nutzung von Social-Media nicht ganz so schnell vonstatten, wie dies (wahrscheinlich) in den USA bereits der Fall ist. Aber trotzdem, irgendwo muss es doch eine richtige Anwendung, ein Erfolgserlebnis oder ein Beispiel (würde mir ja schon reichen) geben.

In der Firma nutzen das Firmen-Wiki oder auch die Blogs nur ein kleiner Kreis. Ich mag derzeit noch nicht einmal einen Prozentsatz angeben. Nach meiner Schätzung unter 10% und davon sind die meisten nur Zuschauer, ganz nach Nielsen. Im Internet allerdings sieht es ganz anders aus. Da wird so viel davon geschrieben, dass man denkt, jeder macht damit irgendetwas.

Ich suche also in meinem Umfeld nach einem Beispiel, nach jemandem der mir mal sein Erfolgserlebnis, seine Anwendung (evtl. auch passend für meine Arbeit) und den Nutzen daraus zeigt. Bisher habe ich sie oder ihn noch nicht gefunden. Auch habe ich das Erfolgserlebnis noch nicht gefunden. In meinem direkten Umfeld ist das Thema Social Media eher in der passiven Nutzung. Viele haben den Begriff schon mal gehört, etwas weniger sind daran interessiert, noch weniger wissen, was in der Firma hierzu passiert und nur ein paar wenige, denke ich, beschäftigen sich mehr damit. Damit ist allerdings auch die Wahrscheinlichkeit sehr gering, in diesem Umfeld jemanden zu finden, mit dem man sich austauschen kann (social halt). Zu einer kleinen Ehrenrettung meiner Kollegen, die sind alle nicht damit aufgewachsen. Dies ist zwar keine Entschuldigung sich nicht damit zu beschäftigen, aber zumindest eine Erklärung, dass der Zugang hierzu einfach schwer ist. Aber ich kann es verstehen, denn mir geht es ja ähnlich.

Ich habe also versucht, mich weiter weg zu bewegen und mal zu schauen, was denn außerhalb meiner Abteilung passiert. Hierzu kann ich allerdings noch keine Ergebnisse liefern, da noch nicht genügend Zeit verstrichen ist. Ich bin aber wirklich gespannt, ob denn das mit dem Netzwerk innerhalb der Firma, was bei mir noch ziemlich in den Anfängen ist, reagiert. Ob es jemanden gibt, der direkt reagiert oder aber ob es jemanden gibt, der jemanden kennt, der jemanden kennt. Dies wäre zumindest für mich ein Erfolgserlebnis.

Manchmal denke ich daher, dass es nur ein kleiner elitärer Kreis ist, der das Thema treibt. Man bleibt unter sich, denn dann versteht man sich. Wundert sich aber auch auf der anderen Seite, dass nicht alle mitziehen, ja sogar komische Fragen dazu stellen. Ich bin noch am Forschen, die Ergebnisse werden aber bekanntgegeben.

Ich habe auf jeden Fall für mich beschlossen, die Einführung von Social-Media in der Abteilung voranzutreiben. Dazu möchte ich einen kleinen Workshop o.ä. starten. Den werde ich ab sofort Schritt für Schritt vorbereiten. Auch wenn er vielleicht nicht öffentlich wird, wird er wohl mir helfen, mich auch beruflich dem Thema mehr zu widmen und evtl. auch den Nutzen daraus zu erkennen.

Mein ideales Social-Media-Tool

Hier war die letzten Monate leider eine große Stille. Social Media kosten Zeit und die war irgendwie rar und wurde anders gebraucht. Aber dieser Blog wird noch beschrieben, wenn auch nicht regelmäßig.

Ich möchte noch meine vier Teile über Firmen-Social-Media abschließen. Die letzten Wochen habe ich zwar nichts geschrieben, mich jedoch weiter mit dem Thema beschäftigt. Es beschäftigt mich einfach die Frage, wie kann so ein ideales Social-Media-Tool aussehen. Um die Antwort für die schnellen Leser bereits hier zu geben, ich weiß es nicht und muss Vermutungen anstellen, zumal ich auch keines beruflich (privat auch nicht) nutze.

Gibt es ein ideales Social-Media-Tool? Manche werde jetzt sicher laut Ja sagen, andere sind eher skeptisch. Ich werde einfach mal ins Blaue denken, eventuell bekomme ich ja ein tolles Feedback, das genau dies bereits unter dem Namen xxx existiert.

Für mich muss ein ideales Tool mir alles einfach und auf einen Blick darstellen. Meine Information darf nur einen Klick entfernt sein. Die doch eher zertreute Landschaft innerhalb der Firma, wie einen Blog, ein Wiki, ein geschlossenes Wiki, Microblogging, virtueller Treffpunkt sind bei mir mit Links hinterlegt. Dies ist nicht sehr spannend. Möchte ich zum Beispiel im Wiki etwas ändern, muss ich hin, ein Passwort eingeben und loslegen. Der Wechsel ins geschlossene Wiki, in den Favoriten anklicken, ein anderes Passwort eingeben und loslegen. Jetzt noch schnell zum virtuellen Treffpunkt, also wieder einen Link anklicken und ein weiteres Passwort eingeben.

Nein, da wird mir jeder hoffentlich zustimmen, so kann es eigentlich nicht auf Dauer gehen. Ich brauche einen Desktop mit einer übersichtlichen Darstellung all meiner Tools. Ich brauche ein Login und dies nur einmal, nämlich dann, wenn ich morgens mein Notebook anschließe und ich mich anmelde. Dieser Desktop ist natürlich kein proprietärer Client sondern ein moderner Browser, egal welcher Firma.

Wie das Kind jetzt heißt, ob Cockpit, ob Dashboard oder Willi ist mir egal.

Eine weitere Frage, die sich dann stellt, wenn man nun solch eine Oberfläche besitzt ist, wie bekomme ich Änderungen meiner überwachten Blogs oder Wiki-Einträge mit? Der erste Ansatz von Social-Media geht ja in Richtung weg von Emails, sh. auch die Frage „Sieht man dies im Outlook?“ in meinem ersten Artikel dieser Reihe. Wenn ich also nicht mehr so stark Email-getriggert bin, ja eventuell ganz auf Social-Media meine gesamte Kommunikation aufbaue, dann ist ja die Email das, was heute noch Social-Media ist, nämlich ein zusätzliches Tool, was zusätzliche Aufmerksamkeit braucht, zusätzlich Zeit beansprucht und daher nur genutzt wird, wenn es nicht anders geht oder aber die Zeit vorhanden ist und großes Interesse besteht.

Damit muss ich aber, um nicht wieder in einem zweiten Fenster zu arbeiten, Emails in meine Oberfläche integrieren, aber ohne dass ich einen neuen Emailclient erfinde. Eventuell kann man ja auch die verbleibenden Emails doch noch in einem Extrafenster laufen lassen, für die externe Kommunikation nämlich – die wird sicherlich noch länger bestehen und auf Emailbasis laufen als die interne Kommunikation -. Dann aber muss ich in meinem idealen Social-Media-Tool eine Änderungsmitteilungs-Anzeige haben, ein Sternchen, soetwas wie ein automatischer Twitter welche meine überwachten Seiten automatisch füllen.

Inwieweit jetzt Blog, Wiki und Firmen-Twitter zusammenwachsen, eine Synergie bilden, dazu fehlt mir derzeit die Vorstellung. Derzeit sehe ich eher alles parallel, aber übersichtlich. Ich denke auch, damit wäre für den nächsten Schritt den Meisten auch geholfen. Wie es dann weitergeht, wird mal wieder die Zeit zeigen und sicher eine auch interessante Lösung bringen.
Damit möchte ich den vierten Teil über Firmen-Tools, -Blogs, -Wikis und Anfangsprobleme abschließen und meine Reihe beenden. Das Thema Social-Media wird aber hier noch weiter beleuchtet werden und die Erfahrungen und Gedanken hierzu beschrieben. Schließlich ist man mit der Einführung noch recht weit am Anfang, und nach meinen Erfahrungen der letzten Wochen wird das auch noch eine ganze Weile so sein. Man wird es in einem der nächsten Artikel hier auch lesen können.

Wiki-Wiki-Firmenwiki

Heute Teil 2 über meine Erfahrungen mit Social Media im Unternehmen. Wer sich jetzt wundert, wo Teil 1 hier zu finden ist, mag ich beruhigen, da dieser noch in meinem alten Blog unter dem Titel „Sieht man dies im Outlook?“ erschienen ist. (Artikel ist nach Scones20 umgezogen, 06/2011)

Ein Wiki in der Firma zu nutzen ist ja ganz schön. Viele Leute schreiben Stichwörter und eine Erklärungen dazu. Andere Leute ergänzen dies Einträge und irgendwie füllt sich das Ganze. Jetzt gibt es ein Wiki in der Firma und ein Wiki im Netz. Wozu nun dieses Wiki in der Firma, wenn es doch im Netz schon steht?

Eine Anwendung ist, dass es doch (noch) viele firmenspezifische Dinge gibt, die es zu dokumentieren gilt, da es einmal so viel ist und zum anderen immer wieder neu erfragt wird. Jeder kann halt nicht alles wissen.

Jetzt aber soll – und ich schreibe soll, da ich es noch nicht erlebt habe – es möglich sein, dass man damit ganze Projekte durchführen kann. Sozusagen die Projektakte damit füllen und auch restliche Projektdokumentation und auch -Kommunikation damit führen soll. So recht ist mir die Anwendung und damit Nutzung noch nicht bekannt. Dazu werde ich mich dann bald aufmachen und mir dieses Thema aneignen.

Wer aber füllt nun dieses Firmen-Wiki? Wenn ich es mir ansehe, dann sind es doch schon recht viele Namen, die sich dort verewigt haben. Allerdings weiß ich leider nicht, wieviel „viel“ ist. Denn beim Ansehen fallen auch immer wieder die gleichen Namen auf. Meine Vermutung ist daher eher, dass es, wie in der außerfirmlichen Welt, nach der 90-9-1-Regel geht, wie ein Firmen-Wiki gefüllt wird. Ob es nun genau 90-9-1 oder vielleicht 80-8-12 ist vermag ich nicht zu sagen, aber die Wahrheit wird wohl hier irgendwo liegen.

Meine weitere Erfahrung Firmenblogs, dann im nächsten Artikel (bald).